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Otto regole per lavorare bene in ufficio


La qualità del tempo che trascorriamo ogni giorno in ufficio è fondamentale per determinare la qualità del nostro lavoro.

Un clima troppo umido, un rumore di fondo fastidioso e un ufficio troppo affollato sono tutti elementi che possono disturbare chi lavora e peggiorarne, di conseguenza, le prestazioni. È del tutto inutile trascorrere nove ore al giorno in un ufficio se l’ambiente che ci circonda è sfavorevole alla concentrazione e al lavoro. Imparando a ottimizzare il proprio tempo e a sfruttare le qualità di un ufficio più utili al nostro lavoro potremo trascorrere meno tempo al lavoro, senza che questo significhi, nella realtà dei fatti, lavorare di meno.

Si tratta di trasformare una quantità di tempo in quantità di lavoro: si eliminano gli elementi di disturbo e i momenti morti e si ottiene una maggiore qualità del lavoro svolto insieme a una minore quantità di tempo impiegato per svolgerlo. Vi sono nove regole elaborate dagli esperti per fare in modo che l’ufficio si trasformi nell’ambiente ideale nel quale lavorare con serenità e concentrazione. La prima regola impone di organizzare razionalmente il proprio spazio. Nel caso si possa scegliere la propria scrivania, ad esempio, questa dovrà avere una profondità adeguata (circa 50 centimetri) e un’altezza proporzionata al nostro corpo.

Lo stesso vale per la sedia, che non deve essere troppo ingombrante, ma deve essere comunque comoda. Anche la sedia si deve adattare al fisico di chi siede su di essa per otto ore ogni giorno. Allo stesso tempo deve essere proporzionata alla scrivania, di modo che vi sia spazio sufficiente tra le gambe di chi è seduto e il tavolo. È bene che la sedia sia girevole, di modo da evitare movimenti fastidiosi per la schiena. La seconda regola riguarda il rumore: bisogna difendersi dal rumore e non fare rumore.

È chiaro che lavorare in un ambiente caotico non favorisce la concentrazione e quindi si traduce in uno spreco di tempo. Dal momento che esigiamo il silenzio dall’ambiente che ci circonda è bene che siamo noi i primi a prestare attenzione a questo particolare. Potremo così contribuire alla creazione di un ambiente sereno. La terza regola impone di combattere il disordine, in primo luogo quello che può regnare su una scrivania. Il disordine è il nemico dell’ottimizzazione sia del tempo che dello spazio.

Organizzare prima di tutto la propria scrivania e poi il proprio ufficio aiuta a trovare sempre ciò che stiamo cercando e ad avere sempre in mente le relazioni che intercorrono tra le cose. Un esempio molto banale è quello del temperamatite, che deve sempre stare vicino alle matite: metterlo in un cassetto insieme a dei documenti ci costringerebbe alla fatica mentale di pensare a dove potrebbe essere ogni volta che lo cerchiamo. L’ordine della scrivania, insomma, riflette l’ordine della mente. La quarta regola si riferisce all’illuminazione, che deve essere omogenea in tutti gli spazi dell’ufficio. È stato calcolato che l’illuminazione ideale per la concentrazione di chi lavora si misura tra gli 800 e i 1200 Lux. Una luce di questa intensità diffusa in modo omogeneo in tutto l’ufficio crea un ambiente sereno e non stanca gli occhi. Vi è poi una regola legata non ai momenti di lavoro, ma alle pause: è importante programmare delle pause. Quindi è sbagliato lavorare fino a che non si è così stanchi che ci si ferma per fare una pausa: il fisico e la mente necessitano di un’alternanza tra lavoro e riposo per funzionare bene e programmare le pause aiuta il mantenimento di un’attività lavorativa di piena concentrazione. La sesta regola riguarda l’aria presente nell’ufficio: l’aria deve essere cambiata spesso, perché un’aria immobile vede diminuire gradualmente l’ossigeno e aumentare l’anidride carbonica. Questo, insieme al fatto che in un’aria ferma si accumulano molti odori, provoca irritazione e difficoltà di concentrazione. È bene, quindi, al verificarsi di questi sintomi, controllare la qualità dell’aria nella stanza. Per prevenire un simile disagio è sufficiente installare un adeguato impianto di areazione. La settima regola impone di guardare con diffidenza al vizio del fumo, perché fumare una sigaretta in orario di lavoro, per alcuni un gesto del tutto automatico, può influire la concentrazione. È stato provato, infatti, che il fumo diminuisce le capacità di riflessione ed è bene, quindi, evitare le sigarette o, se questo risultasse impossibile, farne un uso moderato.

L’ultima regola riguarda il tempo: organizzare e pianificare la giornata aiuta a ottimizzare i tempi e quindi anche il lavoro. Arrivare in ufficio con un elenco dei compiti da svolgere durante la giornata è un grande incentivo a non sprecare tempo e a lavorare con serenità fino all’ultimo compito. Chiaramente questo elenco deve essere calibrato in base al tempo a disposizione ed è bene che vicino a ogni attività sia riportato il tempo che quell’attività richiede. Grazie a queste regole è possibile migliorare la propria vita lavorativa e ottimizzare i tempi. Il risultato sarà questo: meno tempo impiegato per lavorare e più efficienza.

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