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Gestire il tempo in modo efficace: sette regole dagli esperti

Quanto tempo dedicate ogni giorno al vostro lavoro?

Secondo delle ricerche condotte in Italia la tendenza generale è quella di dedicare al lavoro un tempo eccessivo e di sottrarre, quindi, del tempo che potrebbe essere dedicato alla famiglia o ad attività e hobby secondo il gusto di ognuno. Si stima che un manager italiano trascorra al lavoro fino a 620 minuti ogni giorno, cioè più dei colleghi statunitensi e di quelli giapponesi.

È stato provato che non è la quantità di tempo passata in ufficio che porta al successo, ma è la qualità di questo tempo a fare la differenza. Una persona che gestisce in modo intelligente le ore della sua giornata impara a ritagliarsi degli spazi durante i quali riflettere, di modo che l’attività lavorativa non diventi un continuo “fare” senza mai ragionare. Creando un equilibrio tra attività e riflessione si può raggiungere una serenità diffusa in tutti gli ambiti della propria vita, da quello lavorativo a quello privato. Un esempio palese è rappresentato dall’importanza dell’immagine nella professione del manager. Come ogni professionista, il manager deve rispondere a dei criteri di immagine imposti dalla società e ha bisogno, quindi, di lavorare su sé stesso fino a costruire un nuovo “sé” partendo dai suoi limiti e dalle sue qualità. Una persona che passa tutta la giornata in ufficio e non si dedica ad altro che non sia il lavoro difficilmente può costruire un’immagine di sé accattivante, brillante e competitiva.

Il manager, infatti, si può considerare in linea teoria come un prodotto da immettere sul mercato: c’è bisogno che sia innovativo senza essere fuori dagli schemi, creativo, affidabile e sicuro di sé. Solamente una persona che vive una vita piena ma serena, ovvero una persona che si dedica a numerose attività oltre a lavorare, può aspirare alla creazione di questa immagine vincente da presentare agli altri come propria. La soddisfazione che deriva dal rapporto con la famiglia e con gli amici, da un hobby, da un’attività sportiva o anche solo dalla pura riflessione si riflette nell’attività lavorativa dal momento che in quest’ultima l’immagine è una componente fondamentale per il successo e chi è soddisfatto di sé stesso è anche in grado di costruire una solida immagine di sé.

Gli esperti hanno formulato delle regole utili al manager italiano per diminuire le ore dedicate al lavoro in modo da stabilire un equilibrio nel quale vi sia più spazio per le attività che prevedono una crescita personale in una direzione diversa da quella lavorativa, ma non per questo meno importante.

La prima regola impone al manager, così come a ogni altro professionista, di dedicare un quarto d’ora ogni giorno alla pianificazione del proprio tempo. Quest’attività può essere svolta la sera prima di andare a letto o la mattina prima o dopo la colazione. Gli esperti sostengono che una pianificazione intelligente delle attività porti a risparmiare nel corso della giornata fino a due ore di tempo altrimenti sprecato.

La seconda regola propone di effettuare dei controlli periodici del modo in cui il proprio tempo viene gestito. Una volta al mese, ad esempio, sarebbe bene segnarsi su un’agenda le proprie attività quotidiane per un periodo di qualche giorno. Rileggendo alla fine del breve periodo dedicato a questa attività gli appunti ad essa relativi si potrà valutare in modo oggettivo se c’è o meno una gestione efficace del tempo e, nel caso non ci sia, si possono iniziare a evitare le situazioni nelle quali si spreca tempo inutilmente.

La terza regola riguarda i colloqui, sia quelli con i propri superiori, sia quelli con i colleghi, sia quelli con i fornitori e con qualunque interlocutore che ci interpelli per motivi di lavoro. Queste parentesi di dialogo che si presentano molte volte nell’arco della giornata di un manager dovrebbero durare non più di dieci minuti. È molto facile che un colloquio si trasformi in una chiacchierata, ma questo risulta deleterio dal punto di vista del tempo, perché si traduce in una diminuzione delle ore da dedicare alle attività estranee al lavoro. Pianificare in anticipo l’argomento di un colloquio è di grande aiuto perché la conversazione non finisca su argomenti che non andrebbero trattati nell’occasione di quel dialogo. Il tempo risparmiato in questo modo potrà essere dedicato ad altri colloqui, di modo che alla fine della giornata il manager potrà parlare con il doppio delle persone con tutti i benefici che questo porta.

La quarta regola suggerisce di non assecondare sempre le richieste di chi lavora con noi o dei nostri superiori. Dal momento che il manager gestisce il suo tempo è importante che sappia dire “no” quando un impegno lo costringe a cambiare una pianificazione ottimale del suo lavoro precedentemente disposta. Naturalmente non è necessario negarsi sempre, c’è bisogno di una certa flessibilità anche nella pianificazione del proprio tempo, però è chiaro che assecondare sempre le esigenze degli altri è sbagliato e contrario al bisogno del manager di accorciare i tempi dedicati al lavoro.

La quinta regola riguarda la mole di lavoro che il professionista si trova quotidianamente ad affrontare: è importante delegare parte di questo lavoro a qualcun’altro quando questo è possibile, perché il manager in carriera deve essere in grado di sentirsi partecipe di un progetto comune e quindi di collaborare con i colleghi di modo da ottimizzare il tempo di ognuno per ottimizzare il tempo di tutti.

La sesta regola impone di salvaguardare la propria salute anche a costo di non portare a termine delle attività urgenti. È chiaro, infatti, che nessuna azienda ha bisogno di un dipendente stanco e acciaccato ed è importante conoscere i propri limiti fisici per evitare di uscire dall’ufficio a fine giornata esageratamente provati. Inoltre, se per il manager l’immagine è un fattore fondamentale e determinante per il successo, presentare sé stessi stressati, affaticati e malaticci non giova affatto al progetto che prevede la presentazione di un sé vincente in tutte le occasioni.

La settima e ultima regola utile per risparmiare il tempo che facilmente si spreca al lavoro si esprime con una sola parola: puntualità. Il ritardo è la prima causa dello spreco di tempo e se vogliamo organizzare meglio la nostra giornata lavorativa e cancellare gli sprechi di tempo è bene essere puntuali di modo che la nostra puntualità possa essere da esempio per tutti quelli che sono regolarmente in ritardo in ogni occasione. Grazie a queste sette regole ogni professionista può provare a gestire in modo efficace la sua giornata. Avere successo in questa organizzazione del tempo ha una serie enorme di benefici che iniziano con l’aumento del tempo dedicato alle persone care e finiscono con la riscoperta di noi stessi in hobby e attività per le quali credevamo di non avere più tempo. Il nostro tempo, questo ormai dovrebbe essere chiaro, siamo noi a gestirlo.

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