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Consigli utili per trovare lavoro e nozioni di business management

Condizioni microclimatiche ed ergonomiche dell’ufficio ideale

Il lavoro occupa gran parte del nostro tempo e sembra che gli italiani siano dei veri esperti nel trascorrere al lavoro più tempo del dovuto, spesso a causa di una cattiva gestione delle proprie attività giornaliere.

Secondo gli esperti i manager italiani lavorano più dei colleghi americani e di quelli giapponesi anche quando questo eccesso di lavoro non porta ad un aumento della qualità dello stesso. Infatti è facile che a lavorare troppo sia proprio chi non sa gestire e organizzare in modo efficace il suo tempo. La gestione del proprio tempo in quanto risorsa vitale che ci appartiene dovrebbe rientrare tra le competenze di un buon manager.

Non è sempre un’immagine positiva quella del lavoratore stacanovista che torna a casa giusto in tempo per la cena e poi crolla dal sonno fino alla mattina successiva. Cercare un equilibrio che regoli i tempi di attività e quelli di riposo e di riflessione è necessario e importante per costruire la propria quotidianità in base alle nostre personali esigenze. Organizzando meglio il proprio calendario, infatti, si può trovare il tempo per svolgere delle attività e degli hobby nei quali esprimere appieno la nostra persona. In questo modo, variando le attività, si potrà raggiungere un equilibrio utile a migliorare le proprie prestazioni in ogni campo della vita, anche quello lavorativo. Il tempo trascorso al lavoro, poi, deve essere un tempo proficuo, senza sprechi inutili.

Per questo è importante organizzare i propri impegni prima di iniziare la giornata, cosicché ci si accorga immediatamente di quali potrebbero essere i momenti morti da eliminare per uscire dal lavoro in un orario normale e dedicarsi ad altre attività. Fare un elenco degli impegni indicando vicino a ciascuno di essi il tempo stimato della durata è molto utile. Il secondo passo in una gestione efficace del tempo trascorso in ufficio riguarda le condizioni in cui ci troviamo quando svolgiamo l’attività lavorativa. È chiaro, infatti, che una persona che non si sente a suo agio non può svolgere in modo del tutto efficace i suoi compiti. Il microclima dell’ufficio, ad esempio, è fondamentale. Un’eccessiva umidità dell’aria può dare una sensazione di spossatezza e stanchezza ed è logico che un lavoratore in queste condizioni non è in grado di dare il meglio di sé. Da ciò deriva uno spreco di tempo. In un ufficio la temperatura dovrebbe essere tra i 22 e i 25 gradi con un’umidità mai superiore al 65%.

La luce dovrebbe essere tra gli 800 e i 1200 lux, quindi né troppo debole né troppo forte, perché la prima opzione indurrebbe sonnolenza, mentre la seconda provocherebbe stress e fastidio agli occhi. Il rumore registrato nella stanza dove si lavora dovrebbe essere tra i 25 e i 30 decibel. Alcuni studi hanno dimostrato che il silenzio assoluto spesso diventa una distrazione anziché essere fonte di concentrazione. In un ufficio nel quale vi sia un lieve rumore di sottofondo, quindi, sarà più facile svolgere il proprio lavoro.

La quantità d‘aria presente in questo ufficio dovrebbe essere tra i 30 e i 40 metri cubi all’ora. Il movimento dell’aria, ovvero la ventilazione, è molto importante per il benessere di chi lavora in uno spazio chiuso, perché l’aria ferma finisce per impoverirsi di ossigeno. Quando si parla di “aria irrespirabile” si intende questo: un’ara ferma, carica di anidride carbonica e di odori.

L’insieme di temperatura, umidità e circolazione dell’aria può determinare, in parte, il grado di benessere di una persona in una stanza. L’equilibrio tra questi tre parametri, però, è abbastanza personale e per raggiungerlo è necessario usare i diversi dispositivi oggi a disposizione come ventilatori, climatizzatori, deumidificatori, umidificatori o ionizzatori. Questo equilibrio viene definito dagli esperti punto di benessere, perché al suo raggiungimento le sensazioni fisiche di reazione all’ambiente sono del tutto positive.

Infine anche i colori sono un aspetto importante dell’ambiente di lavoro, perché possono condizionare l’umore e l’efficienza del manager, come di qualunque professionista che abbia bisogno di un ufficio per svolgere il suo lavoro. Quindi il microclima e l’ambiente influenzano la qualità del tempo passata al lavoro. Vi sono, però, sono altri elementi molto importanti in questo senso: la scrivania, la poltrona, il telefono, il fax e tutti gli oggetti presenti nell’ufficio e utili al manager per svolgere il suo lavoro. Si chiama ergonomia la tecnica che studia il rapporto tra le persone e gli strumenti (incluso l’arredamento) che queste usano per compiere delle azioni. In questo campo sono inclusi anche gli spazi, nel senso che si può calcolare il rapporto tra lo spazio a disposizione di una persona e il benessere che ne deriva. Ad esempio lo spazio in ufficio per una persona dovrebbe essere tra 10 e 12 metri quadri se si tratta di un ufficio che ospita più persone. Quando, invece, si tratta di un ufficio per una sola persona lo spazio dovrebbe essere tra i 20 e i 35 metri quadri. I mobili, categoria che in un ufficio include armadi, tavoli e sedie soprattutto, non dovrebbero mai occupare più del 40% dello spazio di una stanza. In caso contrario la sensazione sarebbe quella di un luogo stretto e soffocante e la mancanza di spazio potrebbe disturbare le attività lavorative di chi occupa quello spazio. La scrivania ideale dovrebbe essere profonda 50 centimetri e alta tra 72 e 76 centimetri. Ovviamente l’altezza deve essere regolata anche in base alla sedia, che dovrebbe misurare tra i 45 e i 50 centimetri di altezza.

L’angolazione dello schienale della sedia è un altro elemento molto importante nel determinare il comfort di chi lavora: l’inclinazione ideale si misura tra i 105 e i 110 gradi rispetto al sedile. Seguendo questi consigli è possibile ottimizzare il tempo che trascorriamo ogni giorno in ufficio, ma non solo, perché cancellare dall’agenda i tempi morti e risparmiare del tempo prezioso non è l’unico risultato di queste semplici operazioni. Ci si accorgerà che, tenendo a mente i consigli utili per migliorare la propria vita in ufficio, anche la qualità del lavoro sarà migliorata. Chi lavora in un ambiente equilibrato e positivo, infatti, lavora meglio. Per creare un ambiente di questo tipo è sufficiente seguire i consigli appena elencati e organizzare il proprio tempo senza mai escludere la nostra vita privata e le nostre passioni dall’agenda quotidiana.

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